Pengendalian Dan Sistem Informasi Akuntansi

PENGENDALI AN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ancaman-ancaman terhadap SIA

Ancaman pertama yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

• Kebakaran atau panas yang berlebihan
• Banjir, gempa bumi
• Badai angin, dan perang

Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

• Kegagalan hardware
• Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.
• Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

• Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia
• Kesalahan tidak disengaja karen teledor
• Kehilangan atau salah meletakkan
• Kesalahan logika
• Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

• Sabotase
• Penipuan komputer
• Penggelapan

Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :

1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
8. Performansi jelek

Ø Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

· Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.

· Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.

· WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian

Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Ø Lingkungan Pengendalian

· Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
2. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
3. Struktur organisasional
4. Badan audit dewan komisaris
5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
7. Pengaruh-pengaruh eksternal

Ø Klasifikasi pengendalian internal

Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini:

• Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif
• Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi
• Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi
• Pengendalian Input, proses, dan output

Ø Aktivitas Pengendalian

Kompone kedua dari model pengendalian internal COSO adalah kegiatan-kegiatan pengendalian.
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

• Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
• Pemisahan tugas
• Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
• Penjagaan aset dan catatan yang memadai
• Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

• Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
• Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:

1. Membandingkan anggaran dan nilai actual

2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Ø PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

· Pengendalian organisasi.

· Pengendalian dokumentasi.

· Pengendalian akuntabilitas aktiva.

· Pengendalian praktik manajemen.

· Pengendalian operasi pusat informasi

· Pengendalian otorisasi

· Pengendalian akses

Ø PENGENDALIAN ORGANISASI

· Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

· Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

· Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

Ø PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

• Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
• Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
• Dokumentasi program.
• Dokumentasi data
• Dokumentasi operasi
• Dokumentasi untuk pengguna.

Ø PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent

Ø PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

Ø PENGENDALIAN APLIKASI

Meliputi:

• Pengendalian otorisasi,
• Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
• Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
• Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Ø Penilaian Resiko

• Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

1. strategis — melakukan hal yang salah

2. Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah

3. Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat

4. informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

• Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu :

1. Pemilihan teknologi yang tidak sesuai

2. Akses sistem yang tidak diotorisasi

3. Penyadapan transmisi data

4. Hilangnya integritas data

5. Transaksi yang tidak lengkap

6. Kegagalan sistem

7. Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

• Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris
• Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

Ø PENAKSIRAN RISIKO

Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

• Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
• Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
• Menyusun analisis risiko.
• Manajemen risiko yang relevan.
  MONITORING
  

Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.

SUMBER :

http://sebelumnya.blogspot.com/2010/10/pengendalian-san-sistem-informasi.html

http://aminahhumairoh.wordpress.com/2010/10/23/pengendalian-sistem-informasi-akuntansi/

dspace.widyatama.ac.id/handle/10364/523

pembuatan model data dan desain database (LANJUTAN)

PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE

(LANJUTAN)

MODEL REA

Model REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan: entity apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan relationship antara entity dalam database SIA. Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu: Resources, Events, dan Agents. Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah. Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan atau pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut. Sedangkan Agents adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian. Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok. Model REA dapat dilihat pada Gambar 8. Setiap entity event dihubungkan dengan entity resources yang berpengaruh secara langsung atau tidak langsung. Setiap entity event juga dihubungkan dengan dua entity agent. Internal agent adalah pegawai yang bertanggung jawab pada resources yang terlibat dalam event. Sedangkan external agent adalah pihak luar yang berhubungan dengan transaksi. Gambar 7 menunjukkan event yang mengubah jumlah resource dihubungkan dengan relationship give-to-get ke event lain yang juga mengubah jumlah resources. Relationship give-to-get mencerminkan prinsip dasar bisnis, dimana organisasi yang menggunakan resources dalam aktivitas diharapkan dapat mengubah resource yang lain. Setiap siklus akuntansi dapat digambarkan dalam relationship give-to-get seperti yang ditunjukkan

pada Gambar 9.

Menyusun Diagram REA

Dalam rangka menyusun diagram REA diperlukan informasi tentang: resource, aktivitas bisnis, agent dan kebijaksanaan perusahaan. Informasi tersebut dapat diperoleh dengan mewawancarai pihak manajemen. Karena aktivitas perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian yang ditangani manajemen untuk setiap perusahaan berbeda. Untuk menggambarkan diagram REA, kertas dibagi tiga kolom, satu kolom untuk setiap entity. Gunakan kolom kiri untuk resource, kolom tengah untuk event, dan kolom kanan untuk agent. Penggambaran event sebaiknya diurutkan dari atas ke bawah berdasarkan urutan aktivitas. Langkah-langkah untuk menyusun diagram REA suatu siklus transaksi adalah:

a. Tentukan pasangan aktivitas yang saling memberi dalam siklus tersebut. menambah resource dan yang lain mengurangi resource. Tentukan event-event bisnis yang perlu dimodelkan dalam siklus tersebut.

b. Tentukan resource yang dipengaruhi oleh event dan agent yang berpartisipasi pada event tersebut. Setelah event ditentukan, resource yang dipengaruhi oleh event tersebut ditentukan. Resource digambarkan pada kolom resource. Kemudian gambarkan relationship

antara entity resource dengan entity event. Langkah selanjutnya menentukan agent

yang berpartisipasi dalam event. Akan selalu terdapat paling sedikit satu internal

agent dan external agent yang terlibat dalam event. Gambarkan relationship untuk

menunjukkan agent mana yang berpartisipasi dalam event tertentu. Sedapat

mungkin penggambaran agent tidak ganda.

c. Tetapkan cardinality untuk setiap relationship. Cardinality yang ditentukan harus mencerminkan perusahaan dan praktek bisnis yang dimodelkan.

Mengimplementasikan Diagram REA pada Database Relational

Setelah diagram REA selesai disusun, diagram REA dapat digunakan untuk merancang struktur database relational yang baik. Struktur database relational yang baik memenuhi aturan normalisasi, sehingga tidak ditemukan masalah anomaly update, insert, dan delete. Untuk mengimplementasikan diagram REA kedalam database relational dibutuhkan tiga langkah berikut:

a. Buat tabel untuk setiap Entity dan Relationship N:M

Database relational yang memenuhi aturan normalisasi memiliki satu tabel untuk setiap entity dan setiap relationship N:M. Nama setiap tabel harus sama dengan nama entity yang diwakilinya. Nama tabel untuk relationship N:M merupakan gabungan dari dua nama entity yang dihubungkan.

b. Menentukan Attribute untuk Setiap Tabel

Langkah selanjutnya adalah menentukan attribute-atribute yang harusdicantumkan pada setiap tabel. Setiap tabel harus memiliki primary key yang membuat unik baris dalam tabel. Primary key untuk tabel relationship N:M berisi minimal dua attribute, masing-masing mewakili primary key untuk setiap entity yang dihubungkan dalam relationship tersebut. Sedangkan attribute-attribute lain yang bukan primary key harus memenuhi aturan:

• Setiap attribute dalam suatu tabel harus memiliki nilai tunggal.

• Setiap attribute dalam suatu tabel harus menggambarkan karakteristik dari objek yang diwakili oleh primary key, atau attribute tersebut bisa juga berupa foreign key.

c. Mengimplementasikan Relationship 1:1 dan 1:N

Relationship 1:1 dan 1:N dapat diimplementasikan dengan foreign key. Sebagai contoh attribute Nomor Pelanggan adalah primary key tabel PELANGGAN, dimasukkan sebagai attribute pada tabel PENJUALAN, attribute ini dinyatakan sebagai foreign key pada tabel PENJUALAN. Dalam database relational, relationship 1:1 dapat diimplementasikan dengan memasukkan primary key suatu entity sebagai foreign key pada entity lain. Untuk tujuan normalisasi pemilihan tabel yang menempatkan foreign key tidak ada ketentuan. Minimum cardinality relationship dapat digunakan untuk menentukan mana yang lebih efisien. Relationship 1:1 antara sales dan cash collection. minimum cardinality sales event adalah 0, menunjukkan penjualan kredit. Sedangkan minimum cardinality cash collection event adalah 1, menunjukkan cash collection hanya terjadi setelah penjualan dilakukan (contoh menunjukkan tidak adanya uang muka). Untuk masalah tersebut memasukkan nomor invoice sebagai foreign key dalam cash collection event akan lebih effisien, karena hanya satu table yang diakses dan diperbaharui pada pemrosesan data cash collection event. Selain itu relationship 1:1 antara dua event yang berhubungan, menyertakan primary key event yang terjadi lebih dahulu sebagai foreign key pada event yang terjadi berikutnya. Hal tersebut dilakukan guna meningkatkan internal control. Relationship 1:N diimplementasikan dalam database relational dengan menempatkan foreign key. Untuk masalah ini primary key dari entity yang berperan 1 dalam relationship tampak sebagai foreign key pada entity yang berperan banyak dalam relationship.

SUMBER :

http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:1xAzrcHZxnUJ:puslit.petra.ac.id/journals/pdf.php%3FPublishedID%3DAKU01030105+MODEL+DATA+REA&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEESg6HlZ_T9pY6vHt5QRWKqD42CKCii9q2JO7U6P76A4xEAlX56oKYoNtO0PHs6XpSGvNZLCm2f1C-wi9kLJmT1Hqn-KdAR8EbmW4hqiHSwBuJsTff_JMXzSxKmnXGqcj9pFLBYlT&sig=AHIEtbR1Hly0iXsz85zIHiFB_yG71FCrVQ

Whitten, Jeffrey L. et al. (1994), Systems Analysis and Design Methods, Third Edition,

United States of America: Irwin.

Whitten, Jeffrey L. et al. (2000), Systems Analysis and Design Methods, Fifth Edition,

New York: Irwin/McGraw-Hill.